Digitale Ratsarbeit in der Gemeinde Mühlhausen

Die Grüne Gemeinderatsfraktion befürwortet die Umstellung auf die digitale Ratsarbeit. In meiner Stellungnahme für die Grüne Fraktion möchte ich drei unterschiedliche Aspekte beleuchten:

1. Ressourcenverbrauch

Studien zum Ressourcenverbrauch stellen einen leichten Vorteil von elektronischen Akten im Vergleich zum Arbeiten mit Papierakten fest, wenn Dokumente wie in der aktuellen Praxis der Gemeindeverwaltung auf normalen Papier ausgedruckt werden. Beim Vergleich mit Ausdrucken auf Recyclingpapier schneidet in einigen Studien Papier in der ökologischen Gesamtbetrachtung sogar besser ab als das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten, denn jeder Aufruf im Internet kostet Strom und auch die Herstellung der Endgeräte wie Tablets verschlingt Energie und kostbare Rohstoffe. Da Studienergebnisse je nach Bewertungsgrundlage immer eine gewisse Schwankungsbreite aufweisen, kann die Frage nach dem besten ökologischen Fußdruck hier nicht eindeutig geklärt werden und scheidet als Entscheidungskriterium aus.

2. Finanzen

Pro Jahr verschickt die Gemeindeverwaltung meterweise Papierdokumente an 24 Gemeinderäte und 10 Ortschaftsräte. Allein der aktuelle Entwurf des Gemeindehaushalts umfasst mehr als 500 Seiten. Diese Dokumente werden aktuell von der Gemeindeverwaltung kopiert und per Bote oder postalisch an die Mandatsträger verschickt. Zusätzlich werden die Dokumente für das Ratsinfosystem eingescannt, da es bisher keine elektronische Durchgängigkeit vom Dokumentemanagementsystem zum Ratsinformationssystem gibt. Diese Arbeitsweise mutet wie eine digitale Steinzeit im 21. Jahrhundert an. Jedes Unternehmen würde gerade in finanziell angespannten Zeiten in die digitale Infrastruktur investieren, um die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern und Personalkosten einzusparen. Die Grüne Fraktion hält die Umstellung auf die digitale Ratsarbeit für dringend geboten, denn es kann nicht sein, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung und womöglich der Kämmerer selbst stundenlang an den Kopierer stellen, um Dokumente für die Gemeinde- und Ortschaftsräte zu kopieren.

3. Persönliche Akzeptanz

Ich lese in meiner Freizeit bisher Informationsquellen wie Zeitungen und Gemeinderatsunterlagen gerne auf Papier. In ausgedruckte Gemeinderatsunterlagen kann man schnell mal einen Blick werfen, ohne ein Endgerät einschalten zu müssen. Dies geht sicherlich auch anderen Mitgliedern des Gemeinderates so, ist aber eher eine Frage der Gewohnheit. Die Vorstellung des Programms „regisafe“ durch Herrn Riehm hat die Vorzüge der digitalen Ratsarbeit deutlich vor Augen geführt, wie z.B. die strukturierte Ablage von Dokumenten und Suche nach Informationen. Gerade die Covid-19-Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie wichtig die Möglichkeit der digitalen Ratsarbeit ist, bei Bedarf eine Abstimmung im Gemeinderat elektronisch durchführen zu können.
Wir erinnern uns: Während des ersten Lockdowns wurden geplante Gemeinderatssitzungen abgesagt und Entscheidungen mussten verschoben werden.

Insgesamt betrachtet, ist die Investition in die digitale Ratsarbeit dringend erforderlich. Die Anschaffungskosten für das „regisafe“-Modul „Ratsinfo- und Sitzungsdienst“ von rund 15.315 Euro sind gut investiert, um endlich den Medienbruch zwischen Dokumentenmanagement und Sitzungsdienst zu überwinden. Die Beschaffung von Tablets für alle Gemeinde- und Ortschaftsräte sieht die Grüne Fraktion hingegen kritisch.

Da die digitale Ratsarbeit von privaten Endgeräten möglich ist, sollten Tablets nur bei Bedarf bereitgestellt werden. Viele Mandatsträger werden sicherlich mit gutem Beispiel vorangehen, auf die Bereitstellung eines Tablets durch die Gemeindeverwaltung verzichten und stattdessen ihre privaten Endgeräte für die digitale Ratsarbeit nutzen. Das entlastet nicht nur den Gemeindehaushalt, sondern schont auch die Ressourcen auf unserem Planeten. Uns ist wichtig, dass bereitgestellte Tablets beim Ausscheiden aus dem Gemeinde- oder Ortsschaftsrat an die Gemeindeverwaltung zurückgegeben werden müssen, denn für Anwendungen in der Schule können diese Endgeräte noch gute Dienste erfüllen.

Zum Abschluss noch eine Anmerkung in puncto Datenschutz: Die digitale Ratsarbeit erleichert den Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Wenn man vertrauliche Informationen nicht ausdruckt oder lokal auf seinem Endgerät speichert, braucht man sich um deren Verschluss und Vernichtung, die den Anforderungen des Datenschutzes genügt, nicht mehr zu kümmern.

 

 

 

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